La facturation électronique au Luxembourg

Introduction

Le 14 décembre 2021, la loi du 13 décembre 2021 modifiant la loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession a été publiée au Journal officiel. Elle instaure l'obligation pour les opérateurs économiques d'envoyer électroniquement leurs factures à l'État dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession.

Le gouvernement entend ainsi créer les conditions de départ qui faciliteront et rendront plus efficientes une digitalisation complète et une automatisation plus étendue des processus de vérification, de validation et de paiement des factures au niveau des organismes du secteur public. Il en résultera des délais de paiement plus courts et une digitalisation et automatisation plus systématiques des marchés publics, dont la conséquence directe sera un gain en efficience et une réduction de la charge administrative pour les entreprises.

Contexte légal

Le 14 décembre 2021 a été publiée la loi du 13 décembre 2021 modifiant la loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession ainsi que le règlement grand-ducal du 13 décembre 2021 portant fixation du réseau de livraison commun et des solutions techniques alternatives utilisées pour la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession. La nouvelle loi modifie donc la loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession qui elle-même transpose en droit luxembourgeois la Directive 2014/55/UE du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics.

La directive avait notamment pour but d'empêcher la prolifération des normes et formats de fichiers en matière de facturation électronique au sein de l'UE et de contribuer ainsi à lutter contre une fragmentation du marché intérieur européen. Elle prévoit de définir une norme européenne commune pour le modèle sémantique des données d'une facture électronique et des syntaxes, c'est-à-dire des formats XML, à utiliser obligatoirement. La norme européenne et la liste des deux syntaxes autorisées ont été fixées via la Décision d'exécution (UE) 2017/1870 de la Commission du 16 octobre 2017 concernant la publication de la référence de la norme européenne sur la facturation électronique et de la liste des syntaxes en vertu de la directive 2014/55/UE. La norme européenne sur la facturation électronique est la norme EN 16931-1:2017 qui est notamment publiée sur le site de l’ILNAS (Institut luxembourgeois de la normalisation, de l'accréditation, de la sécurité et qualité des produits et services).

La loi de 2019 ainsi que celle de 2021 ne s'appliquent qu'aux marchés publics et créent donc seulement des obligations pour les parties prenantes d'un marché public: d'une part, les opérateurs économiques, c'est-à-dire le plus souvent des entreprises, d'autre part, les pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices, c'est-à-dire les organismes du secteur public qui tombent sous le champ d'application de la loi modifiée du 8 avril 2018 sur les marchés publics.

Le règlement grand-ducal du 13 décembre 2021 portant fixation du réseau de livraison commun et des solutions techniques alternatives utilisées pour la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession. Ce règlement, pris sur base de la loi du 13 décembre 2021, retient comme réseau de livraison commun à utiliser par les organismes du secteur public pour la réception automatisée de factures électroniques le réseau européen Peppol, géré et maintenu par l'association internationale sans but lucratif de droit belge OpenPeppol. Il détermine aussi que les solutions techniques alternatives non automatisées mises à disposition des opérateurs économiques pour émettre et transmettre manuellement des factures électroniques sont deux types de formulaires en ligne décrits plus en détail dans la rubrique "Solutions techniques".

Obligations

La loi du 13 décembre 2021 modifiant la loi du 16 mai 2019 crée les obligations suivantes:

  • Pour les opérateurs économiques: émettre et transmettre uniquement des factures électroniques, c'est-à-dire des fichiers XML ou qui contiennent de l'XML, conformes dans le cadre des marchés publics;
  • Pour les organismes du secteur public: utiliser, pour la réception automatisée de factures électroniques, le réseau de livraison commun Peppol et, tant qu'ils ne disposent pas d’un propre point d'accès à Peppol, le point d'accès du CTIE (Centre des technologies de l’information de l’État);
  • Pour les ministères et administrations de l'État: utiliser le point d’accès à Peppol du CTIE.

L'obligation des opérateurs économiques de facturer électroniquement est échelonnée dans le temps. Ainsi, elle s'applique:

  • aux opérateurs économiques de grande taille, 5 mois après l'entrée en vigueur de la loi, c'est-à-dire le 18 mai 2022;
  • aux opérateurs économiques de taille moyenne, 10 mois après l'entrée en vigueur, c'est-à-dire le 18 octobre 2022;
  • aux opérateurs économiques de petite taille et celles nouvellement créées, 15 mois après l'entrée en vigueur, c'est-à-dire le 18 mars 2023.

La loi du 16 mai 2019 avait, par ailleurs, déjà créé, pour les organismes du secteur public dans le cadre des marchés publics, l'obligation de recevoir et de traiter à partir du 18 avril 2019, respectivement à partir du 18 avril 2020 (pouvoirs adjudicateurs sous-centraux, c'est-à-dire les communes pour l’essentiel, et entités adjudicatrices) les factures électroniques conformes.

Solutions techniques

La norme européenne et les deux syntaxes autorisées 

Chaque facture électronique doit être conforme à la norme européenne EN 16931-1:2017 et à une des deux syntaxes suivantes:

  • XML UBL (Universal Business Language: langage d'affaire universel) défini dans la norme ISO/IEC 19845:2015 et maintenu par l'organisme sans but lucratif OASIS Open;
  • XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) élaboré par le CEFACT-ONU, tel que spécifié dans les schémas XML 16B (SCRDM — CII).

Peppol 

Peppol est le réseau de livraison commun choisi pour permettre l'émission, la transmission et la réception automatisées de factures électroniques et est géré et maintenu par l’association internationale sans but lucratif de droit belge OpenPeppol.

Peppol est issu d'un projet européen initié par la Commission européenne et les États membres de l'UE et financé via un programme de l'UE. Le projet a été démarré en 2008 par quelques États membres et les premières transmissions via le réseau ont été faites en 2010. Le réseau est par défaut européen et même international et permet donc les échanges transfrontaliers. Le réseau a été mis en place pour permettre la transmission sécurisée sous format structurée (XML) de tous les documents qui doivent être échangés dans le cadre des marchés publics. La facture électronique n'est donc qu'un seul des types de document qui peuvent être échangés via Peppol.

 

Peppol est utilisé de nos jours dans une quarantaine de pays en Europe, en Amérique du Nord, en Asie, en Australie et en Afrique et le nombre de membres du réseau et d’États qui l'utilisent ne cesse de croître. Le succès de Peppol est dû en très grande partie à son utilisation de plus en plus systématique dans le cadre de la facturation électronique.

 

Peppol est conçu come un réseau ouvert et interopérable par défaut qui permet à n'importe quel organisme, une fois qu'il a pris les mesures nécessaires pour disposer d'un point d’accès au réseau, de communiquer d'office dans les deux sens (envoi et réception) avec n'importe quel autre membre du réseau sans devoir faire un effort spécifique supplémentaire s'il veut envoyer ou recevoir des fichiers d'un nouvel organisme membre avec lequel il n'avait pas encore d'échange auparavant. Peppol est donc par défaut transfrontalier et permet par défaut pas seulement l'échange entre organismes du secteur privé et organismes du secteur public, mais aussi l'échange entre les entreprises elles-mêmes et l'échange de documents structurés autres que les factures électroniques. Le réseau est, par ailleurs, aussi par défaut sécurisé, notamment via cryptage des communications entre deux points d’accès, et garantit par défaut la non-répudiation et utilise par défaut un format d'échange pour les factures électroniques conforme avec la version la plus récente de la norme européenne sur la facturation électronique qui définit le modèle sémantique de données d'une facture électronique ainsi qu'avec l'une des syntaxes figurant sur la liste la plus récente publiée par la Commission européenne, en l'occurrence à l'heure actuelle Peppol BIS Billing 3.10.

Options Peppol à disposition des opérateurs économiques

Un opérateur économique dispose de plusieurs options pour se rendre apte à émettre et transmettre des factures électroniques conformes via Peppol:

  • louer un point d'accès Peppol auprès d’un des nombreux prestataires de services spécialisés déjà actifs dans le domaine;
  • mettre en place lui-même un propre point d'accès Peppol, une approche qui ne fait probablement sens que pour des organismes d’une certaine taille qui disposent d’un propre service informatique expérimenté et disposant de suffisamment de ressources;
  • utiliser un des logiciels de facturation ou de comptabilité (ERP) , de plus en plus nombreux vu le succès grandissant de Peppol, qui permettent par défaut l'envoi de factures conformes via Peppol.

Solutions techniques alternatives non automatisées

Afin de répondre aux besoins des opérateurs économiques qui ne disposent pas encore de capacités d'émission et de transmission automatisées de factures électroniques via Peppol, des solutions techniques alternatives non automatisées qui ne permettent que l'émission et la transmission manuelles et individuelles de factures électroniques seront mises à disposition des opérateurs économiques avant que l'obligation de facturer électroniquement soit d'application pour les premiers opérateurs économiques.

Ces solutions alternatives seront de deux types:

  • un formulaire en ligne permettant d'émettre et de transmettre une facture électronique conforme en saisissant manuellement dans les champs du formulaire les éléments constitutifs de cette facture et en soumettant ce formulaire dûment rempli;
  • un formulaire en ligne permettant d'émettre et de transmettre une facture électronique conforme en téléchargeant une facture électronique déjà conforme et en la soumettant via le formulaire dûment rempli.

Glossaire

Opérateur économique

Une entreprise ou un autre organisme, qui, dans le cadre d’un marché public, exécute des travaux, fournit des produits ou preste des services.

Organisme du secteur public

Un organisme (l'État, les communes, les organismes de droit public, les associations formées par ces autorités ou ces organismes de droit public, etc.) qui, dans le cadre d’un marché public, achète des travaux, des produits ou des services.

Facture électronique

Une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique, toute demande de paiement équivalente qui remplit ces mêmes conditions ou tout document ou message qui modifie la facture initiale et y fait référence de façon spécifique et non équivoque qui remplit ces mêmes conditions, c'est-à-dire un fichier XML ou qui contient de l'XML et non pas simplement un document PDF, Word ou autre non structuré et qui ne contient donc pas tous les éléments de la facture comme des attributs séparés et standardisés lisibles automatiquement par un ordinateur.

Facture électronique conforme

Une facture électronique qui est conforme avec la version la plus récente de la norme européenne sur la facturation électronique qui définit le modèle sémantique de données d’une facture électronique ainsi qu'avec l'une des syntaxes figurant sur la liste la plus récente publiée par la Commission européenne.

Syntaxe

Le langage ou le dialecte lisible par une machine qui est utilisé pour représenter les éléments de données contenus dans une facture électronique, c’est-à-dire dans la pratique un format XML spécifique.

Réseau de livraison

Une solution technique qui permet l'émission, la transmission et la réception automatisées de factures électroniques.

Opérateurs économiques de grande taille

Les opérateurs économiques qui dépassent, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d'au moins deux des trois critères suivants:

  • total du bilan: 20 millions d’euros;
  • montant net du chiffre d'affaires: 40 millions d’euros;
  • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice: 250.

Opérateurs économiques de taille moyenne

Les opérateurs économiques qui ne dépassent pas, à la date de clôture du bilan de l'année 2019, les limites chiffrées d'au moins deux des trois critères suivants:

  • total du bilan: 20 millions d'euros;
  • montant net du chiffre d’affaires: 40 millions d'euros;
  • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l'exercice: 250.

Opérateurs économiques de petite taille

Les opérateurs économiques qui ne dépassent pas, à la date de clôture du bilan de l'année 2019, les limites chiffrées d'au moins deux des trois critères suivants:

  • total du bilan: 4,4 millions d’euros;
  • montant net du chiffre d’affaires: 8,8 millions d’euros;
  • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l'exercice: 50.

 

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