Datenschutzhinweis

Zum letzten Mal aktualisiert am 11.10.2024

Der Besuch in den Verwaltungsgebäuden unter der Verantwortung des Zentrums für Informationstechnologien des Staates (im Folgenden „CTIE“), die mit einem Empfang mit Sicherheitsbeamten ausgestattet sind, unterliegt einer Identitätsprüfung. Die durchgeführte Verarbeitung besteht in der Hinterlegung eines Identitätsnachweises des Besuchers (das heißt des Personalausweises oder eines anderen Dokuments, mit dem die Identität des Besuchers überprüft werden kann) und der Eintragung in ein Besucherverzeichnis im Austausch gegen einen Ausweis für den Zugang zu den Räumlichkeiten. Gemäß den Artikeln 20.1 und 20.2 der geänderten großherzoglichen Verordnung vom 13. Juni 1979 über die Sicherheitsvorschriften im öffentlichen Dienst benötigen wir Ihre Daten, um die Sicherheit innerhalb der Behörde zu gewährleisten und für ein geschütztes und effizientes Arbeitsumfeld zu sorgen. Die folgenden Daten werden in das Verzeichnis aufgenommen: Name, Vorname, ggf. Kfz-Kennzeichen und ggf. Name des Unternehmens bzw. der Behörde.

Diese Daten werden 5 Jahre lang gespeichert, um die Sicherheit der Behörde zu gewährleisten und bei Bedarf weitere Analysen durchführen zu können.

Der Empfänger und der Verantwortliche ist das CTIE.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie ein Recht auf Auskunft betreffend Ihre Daten aus berechtigten Gründen sowie gegebenenfalls auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten.

Wenn Sie dieses Recht wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an den Helpdesk von Guichet.lu:

per Online-Formular; oder
per Telefon unter der Nummer (+352) 247 82 000, montags bis freitags von 8:00 bis 18:00 Uhr.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (CNPD mit Sitz in 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Der vorliegende Hinweis betrifft die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Verwaltung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge, bei denen der Staat des Großherzogtums Luxemburg als öffentlicher Auftraggeber über das Zentrum für Informationstechnologien des Staates (CTIE) mit Sitz in 560, rue de Neudorf L-2220 Luxemburg tätig wird, sowie im Rahmen der Verwaltung der Ausführung dieser Aufträge.

Für die Verwaltung des Verfahrens zur Vergabe eines solchen Auftrags sowie für die Verwaltung seiner Ausführung ist das CTIE, sofern in den Auftragsunterlagen nichts anderes angegeben ist, der Verantwortliche im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (im Folgenden „DSGVO“).

Der vorliegende Hinweis betrifft die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines öffentlichen Auftrags ab der Veröffentlichung der Bekanntmachung des Auftrags oder gegebenenfalls der Vorabinformation bis zum Ende des betreffenden Auftrags.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt der DSGVO.

1. Personen, deren Daten verarbeitet werden, und Kategorien der verarbeiteten Daten

Bei der Verwaltung eines Verfahrens zur Vergabe eines Auftrags verarbeitet das CTIE die personenbezogenen Daten eines Wirtschaftsteilnehmers, der ein Interesse bekundet oder um eine Klärung bezüglich des Vergabeverfahrens gebeten hat, eines Bewerbers oder Bieters sowie die personenbezogenen Daten der Angestellten oder des Unterauftragnehmers des Bewerbers bzw. Bieters.

Die Kategorien personenbezogener Daten, die gesammelt und verarbeitet werden können, sind folgende:

Identifikationsdaten (Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, Wohnsitzland, nationale Identifikationsnummer, Nummer des Reisepasses, Nummer des Ausweisdokuments, alle anderen personenbezogenen Daten aus dem Reisepass, dem Ausweisdokument oder dem Staatsangehörigkeitsnachweis, persönliche Adresse);
berufliche Daten (Funktion, Handlungsbefugnis, Geschäftsadresse, E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefon- bzw. Faxnummer);
personenbezogene Daten aus dem Strafregisterauszug;
personenbezogene Daten aus den Bescheinigungen über die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen oder Steuern;
Daten aus dem Lebenslauf (darunter Daten zur allgemeinen und beruflichen Bildung);
sonstige Daten, die vom Bewerber oder Bieter im Rahmen des Vergabeverfahrens übermittelt werden.

Bitte stellen Sie sicher, dass die übermittelten Dokumente, insbesondere Lebensläufe, keine sensiblen Daten wie Rasse oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Daten über den Gesundheitszustand einer Person enthalten.

Im Rahmen der Verwaltung der Ausführung öffentlicher Aufträge können folgende personenbezogene Daten gesammelt und verarbeitet werden:

Finanzdaten des Wirtschaftsteilnehmers: Bankkonten (BIC und IBAN), Mehrwertsteuernummer;
berufliche Daten der Angestellten des Wirtschaftsteilnehmers, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind: Funktion, Handlungsbefugnis, Geschäftsadresse, E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefon- bzw. Faxnummer;
Name(n) und Vorname(n) der Beteiligten, die den Auftrag im Namen des Zuschlagsempfängers ausführen werden;
Identifikationsdaten der Beteiligten in einer eidesstattlichen Erklärung, in der sie auf ihre Pflichten in Bezug auf die Informationssicherheit hingewiesen werden, wenn sie sich in das Netz des CTIE einloggen;
personenbezogene Daten der Beteiligten im Zusammenhang mit der Erstellung und Verwaltung von Identitäten und Berechtigungen für den Zugang zu den vom CTIE verwalteten IT-Systemen (Identity and Access Management - IAM), darunter der Benutzername und das Passwort;
Protokolldaten über die Aktivitäten der Beteiligten in dem vom CTIE verwalteten IT-System, die sich auf Kommunikations- und Systemvorrichtungen beziehen und personenbezogene Daten darstellen können.

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Der Zweck der Erhebung und Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist die Verwaltung des Verfahrens zur Vergabe eines Auftrags sowie die Verwaltung der Ausführung eines Auftrags.

Im Rahmen der Verwaltung des Verfahrens zur Vergabe eines Auftrags gründet die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der entsprechenden personenbezogenen Daten auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO, wie von Artikel 9bis b) der geänderten großherzoglichen Verordnung vom 27. August 2013 über die Verwendung elektronischer Mittel in den Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge und den Verfahren zur Vergabe von Konzessionsverträgen sowie von Artikel 80 (1) der geänderten großherzoglichen Verordnung vom 8. April 2018 zur Durchführung des Gesetzes vom 8. April 2018 über öffentliche Aufträge gefordert.

Der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Verwaltung der Ausführung der öffentlichen Aufträge ist die Einhaltung der Verpflichtungen, die durch die Rechtsvorschriften über das öffentliche Auftragswesen auferlegt werden.

Der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Beteiligten ist die Gewährleistung der Informationssicherheit. Die Protokolldaten werden außerdem für eine etwaige Bereitstellung an die Justizbehörden und möglicherweise zur Verteidigung des CTIE vor Gericht gesammelt, sei es im Rahmen eines Gerichts-, Verwaltungs- oder sonstigen Verfahrens. Die Rechtmäßigkeit der administrativen Verarbeitung personenbezogener Daten von Beteiligten im Zusammenhang mit der Ausführung der öffentlichen Aufträge beruht auf dem berechtigten Interesse des Verantwortlichen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).

3. Dauer der Datenspeicherung

Die vom Zuschlagsempfänger übermittelten personenbezogenen Daten werden für die Dauer des erhaltenen öffentlichen Auftrags und für weitere 10 Jahre ab dem 1. Januar nach dem Jahr, in dem die letzte Handlung zur Ausführung des Auftrags erfolgt ist, gespeichert.

Hat ein Wirtschaftsteilnehmer ein Interesse bekundet oder um eine Klärung bezüglich des Vergabeverfahrens gebeten sowie im Falle eines erfolglosen Teilnahmeantrags oder Angebots, werden die entsprechenden personenbezogenen Daten für 5 Jahre ab dem 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Interessenbekundung, das Ersuchen um Klärung, das Angebot oder der Teilnahmeantrag stattgefunden hat, gespeichert.

Die personenbezogenen Daten der Beteiligten, die bei der Ausführung des Auftrags zur Gewährleistung der Informationssicherheit erhoben werden, werden während des Vertragsverhältnisses zwischen dem CTIE und dem Zuschlagsempfänger und für weitere 5 Jahre ab dem 1. Januar nach dem Jahr, in dem die letzte Handlung zur Ausführung des Auftrags erfolgt ist, gespeichert.

Die genannten Fristen gelten unbeschadet etwaiger anwendbarer gesetzlicher Bestimmungen zur Archivierung oder etwaiger Rechtsbehelfe, Rechtsstreitigkeiten, Beschwerden oder Meldungen sowie Audits oder Untersuchungen im Zusammenhang mit einem Auftrag, die diese Frist verlängern können.

4. Empfänger der Daten

Die Kategorien der Empfänger der verarbeiteten Daten können folgende sein: der Verwaltungsapparat des luxemburgischen Staates, von diesem beauftragte Prüfer, die öffentlich-rechtliche Anstalten, die Gemeinden, der Rechnungshof des Großherzogtums Luxemburg, die Abgeordnetenkammer des Großherzogtums Luxemburg, externe Rechtsberater, Dienstleister, die den öffentlichen Auftraggeber bei dem Verfahren zur Vergabe eines Auftrags oder bei der Ausführung des Auftrags unterstützen, gegebenenfalls die Europäische Kommission, der Europäische Rechnungshof, das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) sowie die Europäische Staatsanwaltschaft im Rahmen von öffentlichen Aufträgen, die durch die Europäischen Struktur- und Investitionsfonds (ESI-Fonds) oder den Aufbau- und Resilienzplan (ARP) kofinanziert werden.

5. Ihre Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer Daten

Als „betroffene Person“ haben Sie gemäß Kapitel III (Artikel 14 bis 25) DSGVO besondere Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Sie haben ein Auskunftsrecht hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten, das Recht, die Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sowie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken.

Bitte beachten Sie, dass ein Antrag auf Löschung Ihrer Daten zu einer Änderung der Bedingungen Ihres Teilnahmeantrags oder Ihres Angebots führen und die Ablehnung des Angebots zur Folge haben kann.

Gründen die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten auf dem berechtigten Interesse des CTIE an der Gewährleistung der Informationssicherheit, haben Sie darüber hinaus das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die rechtmäßige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Bitte beachten Sie, dass ein Beteiligter, der sich der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widersetzt, nicht mehr an der Ausführung des Auftrags teilnehmen kann und ersetzt werden muss.

Um eines dieser Rechte auszuüben, können Sie eine E-Mail an den Datenschutzbeauftragten des CTIE senden (dataprotection@ctie.etat.lu).

Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (CNPD mit Sitz in 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Es wird daran erinnert, dass das CTIE nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist, die über das Portal für öffentliche Aufträge zu den Zwecken der Verwaltung des Portals und der von den betroffenen Personen über das Portal abonnierten Dienste erfolgt, wobei dessen Modalitäten in der geänderten großherzoglichen Verordnung vom 27. August 2013 über die Verwendung elektronischer Mittel in den Verfahren für öffentliche Aufträge (https://legilux.public.lu/eli/etat/leg/rgd/2013/08/27/n4/jo) sowie unter https://pmp.b2g.etat.lu/?page=Commun.ConditionsUtilisation&calledFrom=entreprise zu finden sind.

Die Gebäude (Eingänge und Umgebung), einschließlich des Informationsschalters Guichet.lu, die unter der Verantwortung des Zentrums für Informationstechnologien des Staates (im Folgenden „CTIE“) stehen, werden videoüberwacht. Die Verarbeitung der Aufnahmen besteht in deren Visualisierung in Echtzeit oder zu gegebener Zeit durch befugtes Personal, um aktiv an der Erkennung von unerwünschtem Eindringen oder unbefugtem Zugang mitzuwirken. Zweck dieser Verarbeitung ist die Sicherheit der dem CTIE anvertrauten Informationen, wie in Artikel 2 Punkt b des geänderten Gesetzes vom 20. April 2009 über die Gründung des Zentrums für Informationstechnologien des Staates vorgesehen.

Es wurde eine Aufbewahrungsdauer von 30 Tagen festgelegt, um die Erkennung jeglicher Art von unerwünschtem Eindringen oder unbefugtem Zugang zu ermöglichen, insbesondere solcher Fälle, die Gegenstand wiederholter oder sich über einen längeren Zeitraum erstreckender böswilliger Handlungen sein können. Diese Dauer wird unter Berücksichtigung der Kritikalität der dem CTIE anvertrauten Informationen festgelegt und steht im Einklang mit den Empfehlungen der zuständigen Behörden. Die Aufnahmen werden nach Ablauf der Speicherfrist vernichtet, außer im Falle eines Zwischenfalls, einer Rechtsverletzung oder einer Verständigung der zuständigen Polizei- oder Justizbehörden oder einer Beschlagnahme durch Letztere.

Der Empfänger und der Verantwortliche ist das CTIE.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie ein Recht auf Auskunft, sofern berechtigte Gründe dafür vorliegen.